Langt de fleste aftaler opstår i indbakken – ikke i et mødelokale. Når indhold og forventninger er lette at forstå, falder risikoen for misforståelser, forsinkelser og unødige omkostninger.
Skriv det væsentlige tydeligt
Hold sproget konkret: hvem gør hvad, hvornår og til hvilken pris. Beskriv leverancer, milepæle og afhængigheder, og undgå åbne formuleringer som “som aftalt” uden detaljer. Bekræft også forudsætninger (fx adgang, input, godkendelser), og hvad der sker, hvis de ændrer sig. Ved timepris bør estimat, prisloft og inkluderede aktiviteter fremgå; ved fast pris bør ændringshåndtering være beskrevet. Start med at samle formål, leverancer og frister i én overskuelig besked, som alle kan nikke til.
Bekræft ændringer i samme tråd
Når noget skifter retning, skal historikken være let at følge. Svar i samme mailtråd med en kort, nummereret opsummering: hvad ændres, hvorfor, og hvilken effekt har det på tid, pris og kvalitet. Bed modparten bekræfte, og undgå telefonaftaler uden skriftlig opfølgning. Ved større ændringer kan en kort tillægsaftale som pdf hjælpe. Er du i tvivl om betydningen, så spørg eksplicit og skriv din forståelse ned. Gør det til en vane at kvittere for ændringer, så forventningerne forbliver synlige.
Gør mails og filer søgbare
Små greb gør det nemt at finde den seneste version, når presset stiger.
- Emnefelt: [Projekt] leverance + dato, fx 14.11.2025.
- Versionsstyring i filnavn: “aftale-ydelse-v03.pdf”.
- Indled mailen med dato, deadline og ansvarlig.
- Skriv “Godkender” eller “OK for mig” ved endelig accept.
Aftal en enkel navnestandard på tværs af parter, så alle hurtigt kan finde det rigtige dokument.
Gem spor – uden at drukne i dem
Brug en enkel mappestruktur (01 Aftaler, 02 Korrespondance, 03 Leverancer), og gem endelige versioner adskilt fra udkast. Brug søgeord og labels, så centrale tråde kan findes på få sekunder. Sæt en simpel arkiveringspolitik, så gamle udkast ryddes op med faste intervaller. Afsæt 10 minutter ugentligt til at rydde op og sikre, at det vigtigste altid er lige ved hånden.
Hvis uenigheden opstår
Hold tonen saglig og løsningsorienteret. Start med at genbeskrive fælles mål, og henvis til konkret korrespondance med dato og citat. Foreslå et bytteforhold (tid, pris, omfang), der kan bringe jer tilbage på sporet. Hvis I låser jer fast, så bed om et kort afklaringsmøde med beslutningstagerne. Opsummer det aftalte næste skridt skriftligt, så alle kan komme videre med ro i maven.
