De fleste aftaler lander i indbakken. Når roller, leverancer og frister er beskrevet enkelt og ensartet, falder risikoen for tvivl og ekstraarbejde. Her får du en praktisk ramme, så både afsender og modtager forstår det samme første gang.
Hvad gør en aftale tydelig?
En tydelig aftale beskriver mål, leverancer, ansvar, tidsplan og hvad der sker, hvis noget ændrer sig. Brug konkrete ord frem for luftige formuleringer, og aftal et simpelt godkendelseskriterium: hvornår er opgaven løst, og hvordan måles kvaliteten? Inkludér kontaktpersoner og svarfrister, så spørgsmål ikke strander. Notér også forudsætninger, der kan påvirke prisen eller tid.
Start med at samle alt det væsentlige på én side i en fast disposition, som alle kan genkende.
Skriv til indbakken, ikke til juridisk lærebog
Mails læses hurtigt. Skriv kort, konkret og i naturligt sprog. Del teksten i overskrifter, så det er let at skimme: formål, leverancer, tidsplan, ansvar, ændringer, pris og godkendelse. Undgå tomme fraser og fagjargon uden forklaring. Hvis du bruger tekniske termer, så tilføj en kort definition i parentes første gang.
Afslut med en tydelig opsummering og hvad modtageren skal gøre nu, så næste skridt ikke er til diskussion.
Fem faste vaner der reducerer risikoen
- Opsummer mundtlige beslutninger på skrift samme dag og bed om en kort bekræftelse.
- Brug versionsnummer og dato, når du opdaterer aftaler, så ingen arbejder i en gammel udgave.
- Marker ændringer tydeligt og skriv, hvorfor de er lavet, så konteksten ikke forsvinder.
- Aftal en enkel ændringsproces: hvem godkender, hvad det påvirker, og hvornår det træder i kraft.
Indfør vanerne i teamets standardmail og skabeloner, så det bliver nemt at gøre det rigtigt hver gang.
Når noget glipper: håndter uenigheder tidligt
Reager hurtigt ved afvigelser. Beskriv fakta nøgternt: hvad var aftalt, hvad er sket, og hvilke konsekvenser har det for tid, pris eller kvalitet. Foreslå midlertidige løsninger, så arbejdet kan fortsætte uden at øge risikoen. Bekræft på skrift, hvad I er enige om nu, og hvad der afklares senere.
Sæt en kort deadline for afklaring og udpeg en ansvarlig, så sagen ikke glider mellem stolene.
