Tidspressede e-mails bliver ofte til bindende aftaler – men små huller i formuleringerne skaber tvivl, ekstraarbejde og risiko. Med en enkel struktur kan du skrive aftaler, som både kan efterleves og tåler et juridisk blik.
Start med formål og scope
En god aftale begynder med en sætning, der forklarer hvorfor aftalen indgås, og hvad den dækker. Skriv konkret, hvad der leveres, til hvem, og hvilket problem leverancen løser. Afgræns også, hvad der ikke er med: funktioner, kanaler, steder eller målgrupper. Det reducerer forventningsglidning og gør det lettere at holde projektet på sporet. Hvis der er afhængigheder (fx adgang til data eller godkendelser), nævn dem i samme afsnit, så alle ved, hvad der skal være på plads. Start derfor aftalen med en kort formålslinje og en klar afgrænsning.
Gør roller og ansvar tydelige
Navngiv parterne og deres roller: bestiller, leverandør, kontaktperson og godkender. Angiv, hvem der træffer beslutninger ved tvivl, og hvordan ændringer godkendes. Skriv også, hvem der leverer input, og hvornår. Hvis eksterne parter indgår, beskriv grænsesnit: hvad forventes hvornår, og hvem følger op. Det minimerer rundsendinger og uenighed om, hvem der skulle have gjort hvad. Afslut afsnittet med en sætning, der samler rollerne, så modtageren let kan kvittere for, at ansvar og mandat er forstået.
Skriv frister og format, så de kan efterleves
Frister er kun brugbare, når de er specifikke og realistiske. Kombinér datoer med klokkeslæt, og angiv, i hvilket format der leveres og godkendes. Brug eventuelt følgende ramme:
- Leveringsdato og klokkeslæt for hver milepæl
- Filformat, kanal eller mødeform for leverancen
- Godkendelsesflow og responstid hos modtager
- Håndtering af ændringer og tillæg ved udskudte frister
Skriv også, hvad der sker, hvis en forudsætning glipper, så alle ved, hvordan planen justeres.
Bekræft aftalen kort – og arkivér
Slut mailen med en komprimeret opsummering i hele sætninger, ikke løse stikord. Gentag leverancer, ansvarlige, deadlines og godkendelsesvej; hold dig til fakta. Bed om en kort bekræftelse på, at opsummeringen er korrekt, eller om rettelser med det samme. Når aftalen er bekræftet, gem den et fast sted med ensartet navngivning, så den kan findes frem igen ved tvivl. Det sparer tid og styrker din position, hvis noget senere skal dokumenteres. Afslut med en høflig anmodning om bekræftelse og næste skridt.
