Flere aftaler bliver i dag indgået direkte i indbakken. Når dine mails er korte, tydelige og ensartede, falder risikoen for misforståelser, ekstraarbejde og konflikter. Her får du en enkel ramme, du kan bruge i hverdagens beskeder – uden jargon, men med de elementer, der gør en aftale nem at efterleve. Målet er, at alle hurtigt ser, hvem der gør hvad hvornår.
Start med beslutningen
Når en mail fungerer som aftalen, skal modtageren se beslutningen med det samme. Brug emnelinjen til formålet, og begynd første sætning med konklusionen: hvad der skal ske, hvem der gør det, og hvornår. Eksempel: Peter leverer udkast til rapport fredag kl. 12, og Maria godkender samme dag. Drop bløde formuleringer og hold dig til konkrete ord. Som næste skridt kan du teste, om en kollega forstår opgaven ved kun at læse de to første linjer.
Skriv roller, leverancer og frister
Hold aftalen på en side og saml det vigtigste i en fast mini-struktur:
- Leverance i én linje
- Acceptkriterier i konkrete ord
- Deadline som dato og klokkeslæt
- Afhængigheder eller forbehold
- Opfølgning og hvem kvitterer
Kopier strukturen ind i din mail og brug den konsekvent på tværs af projekter, så alle ved, hvad aftalen dækker.
Gør det juridisk robust i hverdagen
Små ordvalg skaber store gråzoner. Undgå vage udtryk som omkring, snarest eller kan nok, og brug præcise markører som senest kl., fastpris og version 1.2. Skriv, hvordan ændringer håndteres: Ændringer aftales skriftligt før igangsættelse, inkl. ny pris og plan. Slut af med en tydelig accept: Giv gerne en kort bekræftelse i dag, så vi går videre efter ovenstående. Hvis noget er uklart, skriv det tilbage i samme tråd. Næste skridt er at gemme teksten som skabelon, så du gentager kvaliteten hver gang.
