Når en mail også fungerer som aftalen, skal den kunne læses, bruges og gemmes uden tolkning. Her er en praktisk tilgang, der gør dine mailaftaler korte, klare og efterprøvelige.
Afgræns aftalen før du skriver
Start med det minimale: Hvad er formålet, hvad leveres, hvornår og af hvem. Skriv kun det, der hjælper modtageren til at handle rigtigt, og undlad baggrundsstøj. Aftalens ramme bliver stærkere, når du skærer alt overflødigt væk og bruger konkrete navne, tal og tidspunkter. Hvis du mangler data, så bed om det i samme tråd, før du formulerer aftalen.
Når rammen er på plads, kan du skrive selve aftalen i et stramt, ensartet format.
Brug en enkel struktur der kan skimmes
Gør aftalen let at afkode på få sekunder. Skriv én idé per linje, og lad de vigtigste punkter stå i en fast rækkefølge, så både du og modtageren ved, hvor man finder hvad.
- Formål: en sætning, der beskriver opgaven
- Leverancer: præcise outputs med mængder eller formater
- Ansvar: hvem gør hvad, og hvem godkender
- Frist: dato, klokkeslæt og tidszone
- Accept: hvordan aftalen bekræftes og gemmes
Når strukturen er den samme hver gang, bliver opgaven hurtigere at udføre og nemmere at følge op på.
Skriv klart og robust uden jurasprog
Undgå ord, der kan læses på flere måder. Erstat “snarest” med en konkret dato og klokkeslæt, og skriv præcis, hvordan ”færdig” ser ud. Brug aktiv form og navngiv personen, ikke funktionen. Angiv også, hvad der sker ved ændringer: hvem melder, hvornår og i hvilken kanal.
Med tydelige definitioner kan aftalen holde i hverdagen – også når tempoet er højt.
Gør opfølgning og sporbarhed let
Brug emnelinjer med nøgleord, fx “Aftale – [opgave] – [frist]”. Gentag fristen i brødteksten, og placer versioner nederst (“Opdateret [dato] pga. [årsag]”). Gem beslutninger i samme tråd, så historikken er samlet, og afslut altid med, hvordan I bekræfter afslutning.
Når opfølgningen er indbygget, bliver aftalen både lettere at styre og nemmere at dokumentere.
