Flere beslutninger bliver i dag truffet direkte i indbakken. Når en mail både skal fungere som beslutning, arbejdsbeskrivelse og dokumentation, kræver det klar struktur, præcise formuleringer og en enkel ramme, som alle kan forstå på første læsning.
Gør formålet klart i første linje
Start med at skrive, hvad du beder om, hvorfor det er vigtigt, og hvornår det skal ske. Undgå indledende høflighedsfraser, der skubber budskabet ned i teksten. Emnelinjen skal spejle indholdet (fx “Aftale om X – frist 12/1”), og første sætning skal opsummere mål, leverance og frist. Brug konkrete ord fremfor tillægsord; “lever en version 1 som PDF” er mere brugbart end “send noget hurtigt”. Slut af med én klar forventning til næste skridt, så modtageren kan handle med det samme.
Hvis du vil bruge en gennemprøvet tilgang i hverdagen, kan du læne dig op ad klare mailaftaler der holder som fast ramme.
Skriv konkrete punkter, ikke løse formuleringer
Saml aftalen i korte punkter, der beskriver opgaver, ansvarlige og deadlines. Skriv ét punkt pr. beslutning, og placer det vigtigste først. Formulér punkterne som handlinger (“Peter sender udkast 10/1 kl. 12”), ikke som hensigter eller ønsker. Undgå ord som “snarest” og “løbende” – giv en dato eller et tidspunkt. Afslut med at angive, hvordan der følges op, så alle ved, hvornår opgaven betragtes som afsluttet.
Fastlæg roller, frister og opfølgning
Vær tydelig om ejerskab: Hvem gør hvad, hvornår og med hvilket resultat. Angiv også, hvordan du ønsker bekræftelse, fx “besvar med OK” eller “send grønt lys senest tirsdag kl. 15”. Brug CC selektivt, så de rette personer er informeret, men undgå at udvande ansvar. Hvis der er afhængigheder, skriv dem ind i samme mail, så beslutningen kan stå alene uden bilag. Næste skridt bliver dermed tydeligt for alle involverede.
Når tempoet er højt, kan du spare tid med gør mailaftaler tydelige hurtigt uden at gå på kompromis med kvaliteten.
Hold tonen kort og neutral
Du øger efterlevelsen, når sproget er kort, neutralt og uden tolkning. Brug kun nødvendige ord, og skriv i aktiv form. Disse greb gør det lettere at handle på det aftalte:
- Brug navne frem for “vi” for at placere ansvar.
- Vælg konkrete verber som “send”, “godkend” og “lever”.
- Fjern fyldord og vaghed som “måske” og “eventuelt”.
- Afslut med ét tydeligt call-to-action og frist.
Slut mailen af med en kort opsummering og ønsket bekræftelse, så aftalen kan gennemføres uden ekstra korrespondance.
