Flere aftaler bliver i dag til i indbakken. Med en enkel ramme kan dine mails fungere som beslutning, opgavebeskrivelse og dokumentation – uden ekstra forklaringer.
Hvad gør en mail til en brugbar aftale?
En brugbar mailaftale gør tre ting: sætter konteksten, afklarer beslutningen og beskriver næste skridt. Den kan læses hurtigt og bruges uden tolkning. Start med hvorfor vi skriver, hvad der er besluttet, hvem der gør hvad, hvornår, og hvilke krav der gælder. Skriv konkret med tal, datoer og navngivne roller i stedet for diffuse ”vi”. Giv emnelinjen en beslutningspræcis formulering, så aftalen er let at finde igen. Når rammen er på plads, bliver detaljerne nemme at justere.
Når tempoet er højt, hjælper en fast skabelon dig med at fokusere; her kan skriv beslutningsklare mails hurtigt give dig et konkret udgangspunkt.
De fem faste elementer
- Formål og kontekst: én sætning, der forklarer hvorfor mailen skrives.
- Beslutning og ansvar: hvad er afgjort, og hvem ejer opgaven.
- Leverancer og krav: hvad skal leveres, i hvilket format og niveau.
- Tid og opfølgning: deadline, milepæle og hvordan der følges op.
Udfyld punkterne i samme rækkefølge, så modtageren kan læse og handle i ét flow.
Sådan gør du teksten kort og tydelig
Skær overflødige ord fra, brug aktivt sprog og hold én pointe per sætning. Sæt tal på: 3 filer, 12.12 kl. 10.00, version 2.1. Vælg velkendte ord frem for interne forkortelser, og skriv ”Louise godkender første udkast” i stedet for ”det håndteres”. Begynd med det vigtigste, og adskil punkter med linjeskift, så øjet kan scanne. Bland ikke diskussion og beslutning i samme tråd – luk aftalen og start nyt ved sidespor.
Med en konsekvent formulering af udeståender og frister bliver aftaler nemmere at følge, og klare mailaftaler i hverdagen kommer naturligt.
Gør aftalen efterprøvelig
En efterprøvelig aftale kan forstås ens i dag og om tre måneder. Brug en emnelinje, der afspejler beslutningen, fx ”Aftale: Leverance til kampagne X 12.12 kl. 10”. Saml aftalens punkter i toppen af mailen, og gem eventuelle overvejelser under en kort ”baggrund”. Bekræft modtagelse og forståelse med et svar, når roller og deadlines er tydelige. Arkivér i en fælles mappe, så teamet kan finde aftalen igen. Jo mere specifik du er om tid, ansvar og leverancer, desto mindre behov er der for tolkning. Næste skridt er at gøre dette til fælles standard i teamet.
