Flere aftaler lander i indbakken. Når mailen skal være både beslutning, opgavebeskrivelse og dokumentation, vinder du tid ved at skrive kort og konsekvent. Her får du en enkel metode, der gør dine mailaftaler lette at læse, handle på og gemme.
Sæt rammen i første linje
Start med en klar åbning i brødteksten: Hvad er besluttet, af hvem, og hvornår gælder det. Brug en fast formulering som: “Vi beslutter X, fordi Y. Gælder fra DATO.” Den første linje sparer modtageren for tolkning og giver et fælles udgangspunkt. Undgå fyldord før beslutningen; alt, der ikke understøtter aftalen, hører til senere i mailen eller helt væk. Afmærk eventuelle forbehold tydeligt, så de ikke gemmer sig mellem linjerne. Når beslutningen står øverst, er næste skridt at beskrive opgaven, så alle kan se, hvad der præcist skal ske.
Gør opgaven målbar
Beskriv opgaven som en leverance, ikke en intention. Svar på tre spørgsmål: Hvad leveres, i hvilket format, og hvornår er det godkendt. Eksempel: “Udkast til præsentation, 10 slides i PDF, version 1.0. Godkendt, når alle tal stemmer med regnearket.” Angiv ansvar ved navn eller rolle, og skriv én frist – ikke “snarest”. Hvis opgaven afhænger af input, skriv hvad og fra hvem. Jo mere konkret du er, jo færre opfølgende mails kræves. Når leverancen er tydelig, kan du samle detaljerne i punkter for at gøre mailen skimmevenlig.
Brug punkter når det sparer tid
Punkter gør komplekse aftaler overskuelige. Brug dem kun til fakta og beslutninger – ikke til lange forklaringer.
- Beslutning og formål i én sætning
- Leverancebeskrivelse med format og kvalitet
- Ansvarlig person og entydig deadline
- Afhængigheder og hvem der leverer input
Med disse punkter kan modtageren hurtigt afgøre næste handling og svare med ja, nej eller et konkret spørgsmål.
Luk aftalen med ansvar og tidspunkt
Afslut mailen med en kort kvitteringsanmodning: Hvem gør hvad hvornår, og hvordan bekræfter vi, at vi er enige. Skriv for eksempel: “Bekræft, at du tager opgaven og vender retur senest torsdag kl. 12 med status.” Undgå parallelle spor ved at nævne, hvem der svarer samlet, og hvem der er cc’et for orientering. Giv en enkel sti til dokumentation: hvor gemmes filen, og hvad hedder den. Når afslutningen er klar, har du en aftale, der kan efterleves og findes igen.
