Mere arbejde afgøres i indbakken. Når mailen også er aftalen, skal den kunne læses, forstås og bruges uden ekstra forklaringer. Her får du en enkel måde at gøre dine mailaftaler korte, entydige og lette at eksekvere.
Når mailen også er aftalen
En god mailaftale fungerer som beslutning, opgavebeskrivelse og dokumentation på én gang. Det kræver, at du afgrænser emnet, navngiver ansvarlige og sætter tydelige frister. Drop fyldord, og skriv kun det, der hjælper modtageren med at handle. Brug konkrete navne, datoer og leverancer i stedet for åbne formuleringer. Slut med en linje om, hvordan I bekræfter, at opgaven er løst. Næste skridt er at vælge en fast struktur, så kvaliteten bliver ens fra mail til mail.
Har du brug for en genvej til fast form, kan en ramme for brugbare mailaftaler gøre det lettere at komme hurtigt i mål.
Byg aftalen op i faste trin
Brug en simpel skabelon, så modtageren kan scanne, forstå og igangsætte med det samme. Hold tekstmængden nede og fremhæv beslutninger og leverancer.
- Formål: Hvad er besluttet – i én sætning.
- Ansvar: Hvem gør hvad – med navn, ikke funktion.
- Tid: Frist og milepæle – dato og klokkeslæt.
- Leverance: Hvad afleveres – filnavn, format eller linkplacering.
Når disse trin sidder fast, kan du finpudse sproget, så der ikke er noget at misforstå.
Skriv kort, præcist og efterprøveligt
Start sætninger med verbum: “Send”, “godkend”, “lever”. Undgå passiv og forbehold som “måske” eller “forhåbentlig”. Skriv tal og datoer fuldt ud, og fjern overflødige høfligheder i midten af mailen – de hører til i åbning og afslutning. Brug kun nye linjer, når du skifter emne, og saml beslutninger i punktform, hvis de er flere. Afslut med, hvordan modtageren kvitterer – fx “svar med ‘OK’”, så aftalen kan dokumenteres. Næste skridt er at gøre strukturen til fælles standard i teamet.
Vil du sikre ens forståelse på tværs af teamet, hjælper korte klare brugbare mailaftaler som fælles standard.
