Flere beslutninger bliver taget direkte i indbakken. Derfor skal en mailaftale kunne læses, forstås og bruges uden ekstra møder. Med en enkel tjekliste kan du forkorte dine mails, gøre ansvaret tydeligt og sikre, at aftalen kan eksekveres med det samme.
Afgræns hvem, hvad og hvornår
Start med konteksten i én linje: formål, beslutning og baggrund. Skriv dernæst den konkrete opgave: hvad skal laves, af hvem, til hvilken frist, og hvilke leverancer forventes. Hvis flere er involveret, fordel ansvar eksplicit, så ingen er i tvivl. Slut af med, hvordan og hvor beslutningen gemmes. Undgå fagudtryk, der kan tolkes, og brug hellere dagligdags ord. Næste skridt er at formulere opgaven som en handlingssætning med ansvarlig og deadline.
Har du brug for en enkel struktur til at samle alt det ovenstående i få linjer, kan du med fordel læse om rammen for brugbare mailaftaler i praksis.
Skriv kort, konkret og aktivt
Hold sætningerne korte og placer beslutningen øverst. Brug aktivt sprog og navngiv ansvarlige, så handling og ejerskab er utvetydigt. Skriv til den, der skal handle, ikke til alle; fjern sidebemærkninger og lange begrundelser.
- Placer beslutningen øverst i mailen
- Skriv ansvarlig, opgave og frist i samme linje
- Brug tal, datoer og konkrete verber
- Skær fyldord og forbehold væk
Når budskabet står skarpt, er næste skridt at samle dispositionen i en genbrugelig skabelon.
Når tiden er knap, hjælper en fast disposition dig med at få beslutningsklare mails på få minutter skrevet uden spildord.
Aftal opfølgning og ansvar
Angiv hvordan opgaven følges op: hvornår I tjekker status, hvilken kanal der bruges, og hvad der sker, hvis noget ændrer sig. Notér version, dato og kontakt, så aftalen kan findes og dokumenteres senere. Er opgaven afhængig af andre, skriv forudsætningerne eksplicit. Afslut med én linje, der bekræfter ansvar og næste milepæl, så alle kan komme videre med ro i maven. Så ved alle præcis, hvad der skal ske hvornår.
