Flere beslutninger træffes i dag direkte i indbakken. Når en mail også er aftalen, skal den kunne læses, forstås og bruges uden ekstra møder. Med en enkel ramme kan du gøre teksten kortere, ansvaret tydeligt og eksekveringen hurtigere i en travl hverdag.
Hvad er en mailaftale?
En mailaftale er en mail, der rummer både beslutningen, en kort opgavebeskrivelse og dokumentation for, hvad der er aftalt. Den skal kunne forstås uden forklaring på et møde eller i et opkald. Det kræver præcist sprog, tydelig struktur og klare roller. Spørg dig selv: Kan en kollega handle på denne mail om fem minutter – uden at kende forhistorien? Start med at afklare formål og beslutning, så alt efterfølgende bliver målrettet.
Strukturen der afklarer ansvar
En fast skabelon gør det nemt at skrive kort og entydigt.
- Formål og beslutning: Hvad er aftalt?
- Opgaver og ansvar: Hvem gør hvad?
- Tidsplan og frister: Hvornår er hvad færdigt?
- Afgrænsning og kontakt: Hvad er ikke med, og hvem spørger man?
Brug samme rækkefølge hver gang, så læseren intuitivt ved, hvor informationen står næste gang.
Sprog der kan læses på få minutter
Skriv i aktiv form med navngivne ansvarlige: “Maja opdaterer budgettet fredag kl. 12”. Vælg korte sætninger, konkrete ord og tal frem for vage formuleringer. Undgå parenteser og indskud, som forstyrrer. Saml relateret information i én sætning i stedet for at fordele den i flere mails. Giv datoer med klokkeslæt og tidszone ved behov. Brug ens ord for de samme ting på tværs af tråde. Test teksten ved at skimme i fem sekunder: Kan du pege på beslutning, ansvar og frist? Justér, til svaret er ja.
Tempo og timing i indbakken
Emnelinjen skal opsummere beslutning og næste skridt, så mailen straks kan prioriteres. Sæt kun relevante modtagere på “til”, og brug “cc” til orientering – ellers forsinkes svaret. Aftal internt, hvordan I kvitterer for modtagelse, og hvornår en opgave anses for startet. Hold tråden samlet, så historikken er sporbar. Afslut med én tydelig deadline og angiv, hvad der sker, hvis den flyttes. Afprøv rammerne i dit næste projekt, og justér efter erfaringerne.
