Flere beslutninger lander direkte i indbakken. Når mailen også er aftalen, skal den kunne læses, forstås og bruges uden spørgsmål frem og tilbage. Her får du en enkel tilgang, der gør dine mails korte, tydelige og nemme at eksekvere.
Skab en ramme der kan bruges
Tænk mailen som et mini‑dokument: beslutning, ansvar, deadline og opfølgning. Start med konklusionen, ikke baggrunden. Sæt én primær modtager og gør andre til cc, hvis de blot skal orienteres. Brug klare overskrifter i teksten (fx “Ansvar” og “Deadline”) eller korte afsnit, så modtageren kan finde det vigtige på få sekunder. Undgå bilag, hvis indholdet kan skrives direkte i mailen. Næste gang du skriver, så vælg den struktur, du selv ville ønske at modtage.
Struktur der kan skimmes på et minut
Et præcist emnefelt sender de rigtige forventninger (fx “Godkendelse af budget 2025 – senest 14/2”). Indled med beslutningen, og fold derefter opgaven ud i tre linjer: hvad der skal leveres, af hvem, og hvornår. Hold hver opgave i sit eget afsnit for at undgå sammenblanding. Skriv datoer med tal og klokkeslæt, så der ikke er tvivl om tidsfrister. Afslut med den næste handling, så modtageren ved præcis, hvad du forventer som svar.
Sprog der reducerer tvivl
Vælg aktivt sprog og konkrete verber: “du godkender”, “vi sender”, “teamet leverer”. Skær fyldord og forbehold væk, når de ikke ændrer beslutningen. Brug tal og eksempler i stedet for vage formuleringer. “Kort” betyder ikke det samme for alle, men “maks. 150 ord” gør. Skriv én pointe per sætning, og byt retoriske spørgsmål ud med klare anvisninger. Afslut med en sætning, der bekræfter ansvaret, så alle ved, hvem der gør hvad.
Tjekliste før du trykker send
- Emnefeltet opsummerer beslutning og deadline.
- Konklusion står først, baggrund senere eller slet ikke.
- Ansvar, leverance og dato er entydigt formuleret.
- Opgaver er adskilt i korte afsnit uden overlappende ansvar.
Læs mailen højt på 30 sekunder: Hvis budskabet står skarpt, er den klar til afsendelse, og du minimerer risikoen for nye møder om det samme.
