Flere aftaler bliver indgået direkte i indbakken. Når mailen også er aftalen, skal den kunne læses, forstås og bruges uden ekstra møder. Her får du en enkel ramme til at gøre dine mails korte, tydelige og lette at eksekvere.
Hvad kendetegner en brugbar mailaftale?
En brugbar mailaftale har et klart formål, en tydelig beslutning og præcise næste skridt. Start med konklusionen, så modtageren straks ser, hvad der er besluttet. Skriv derefter, hvem der gør hvad, hvornår og med hvilket leveranceresultat. Undgå fyldord og skift mellem emner; hver mail bør løse én opgave. Brug konkrete datoer i stedet for “snarest” og nævn afhængigheder, hvis din del kræver input. Slut af med, hvordan I bekræfter fremdrift. Med den disciplin sparer du tid og minimerer risiko for misforståelser.
Mangler du en enkel ramme, kan du fx arbejde efter skriv brugbare mailaftaler i et fast format, så ingen er i tvivl om retning og ansvar.
Struktur før sprog – sådan bliver du kort
Sæt altid struktur før sprog. Begynd med at notere formål, beslutning, opgaver, ansvar og deadline i punktform – og omsæt først derefter til sætninger. Det gør teksten kortere og mere målrettet. Brug overskuelige afsnit med logiske mellemoverskrifter i mailens brødtekst, så læseren kan skimme. Byt lange ledsætninger ud med simple hovedsætninger. Vælg verber, der beskriver handling (“godkender”, “leverer”, “afklarer”), og undgå passivt sprog. Hold tonelejet venligt, men fast. Slut af med en kort bekræftelse af næste skridt, så tempoet holder.
Gør ansvar og tidsfrister utvetydige
Navngiv roller frem for afdelinger: “Anne godkender udkast” er tydeligere end “Marketing godkender”. Skriv datoer i standardformat (dd-mm-åååå) og angiv klokkeslæt, hvis det er kritisk. Angiv også leveranceformat: filnavn, version, link eller mappe. Hvis opgaven afhænger af andres input, så skriv det eksplicit, og angiv, hvordan status meldes tilbage. Det gør det nemt at følge op uden nye møder og giver alle samme forventninger til tempo og kvalitet.
Vil du se et samlet eksempel på struktur og sprog, kan du hente inspiration i gør mailaftaler klare og brugbare og undgå opfølgende spørgsmål.
Tjekliste til næste mailaftale
- Start med konklusionen: Hvad er besluttet, og hvorfor nu?
- Ansvar og handling: Hvem gør hvad, hvornår og med hvilket resultat?
- Tidsfrister: Brug konkrete datoer og klokkeslæt, ikke vage formuleringer.
- Leveranceformat: Angiv filnavn, version, link og placering.
Når tjeklisten er på plads, bliver mailen læsbar på minutter – og aftalen kan eksekveres uden ekstra spørgsmål.
