Flere aftaler bliver indgået direkte i indbakken. Når mailen også er aftalen, skal den kunne læses, forstås og bruges uden ekstra møder. Her får du en enkel måde at forkorte, skærpe og gøre ansvar og tidspunkter utvetydige, så arbejdet kan gå i gang med det samme.
Start med formål og beslutning
Begynd med én sætning, der fortæller hvorfor vi skriver, hvad vi beslutter, og hvad næste skridt er. Brug en struktur som: Formål: … Beslutning: … Næste skridt: … Det gør det klart for alle, inden detaljer fylder. Hold sætningerne korte, og vælg konkrete verber frem for generelle vendinger. Afslut åbningen med en tydelig deadline for næste handling.
For et hurtigt overblik anbefaler jeg rammen til klare mailaftaler, som samler beslutning, ansvar og tid i samme mail.
Skær til uden at miste indhold
Fjern alt, der ikke flytter beslutningen frem. Byt lange forklaringer ud med få linjer, der kan handles på, og placer bilag som tydelige referencer. Afslut afsnittet med at slette én sætning, du ikke savner.
- Skriv handling før begrundelse
- Angiv dato og klokkeslæt, ikke snarest
- Nævn én ansvarlig pr. opgave
- Navngiv bilag med version og dato
Når hverdagen presser, hjælper en fast struktur til brugbare mailaftaler med at holde fokus på det, der kan eksekveres.
Gør ansvar og tidsplan utvetydige
Skriv tydeligt hvem gør hvad hvornår, og hvordan vi melder tilbage. Brug en enkel rollemarkør i selve teksten: Ansvar: [navn], Opgave: [handling], Frist: [dato kl. tid], Feedback: [kanal]. Hvis flere er involveret, nævn primær ansvarlig og hvem der skal godkende. Slut med en bekræftelseslinje: “Svar venligst OK, hvis ovenstående er korrekt – eller foreslå ændringer senest [dato]”. Tilpas skabelonen til jeres team, og brug den konsekvent i alle beslutningsmails.
