Mange beslutninger flytter i dag hurtigt ind i indbakken. Når din mail samtidig skal fungere som aftalen, skal den kunne læses, forstås og bruges uden opfølgende spørgsmål. Her får du en enkel tilgang, der gør ansvaret tydeligt, reducerer ordspild og hjælper modtageren til at handle med det samme.
Start med beslutningen
Begynd med konklusionen. Skriv i første linje hvad der er besluttet, hvad der ønskes godkendt, eller hvilken løsning du foreslår. Angiv deadline og succeskriterium med det samme, så modtageren kan vurdere indsats og tid. Undgå opvarmning, baggrund og argumenter i toppen; de kan komme senere eller som bilag. Når beslutningen står først, bliver resten af mailen kontekst, ikke omvendt. Næste skridt er at formulere en klar første linje, der kan besvares med ja/nej eller en konkret dato.
Gør roller og ansvar tydelige
Navngiv personer og roller i stedet for at skrive “vi” eller “teamet”. Skriv fx: “Maja leverer udkast”, “Jonas godkender”, “IT informeres”. Én opgave pr. person, og undgå fælles ansvar, da det ofte ender uden ejer. Hvis flere er involveret, skeln mellem ansvarlig (A) og udførende (U), og noter hvem der blot orienteres. Brug samme struktur hver gang, så modtagerne genkender formatet og kan handle hurtigere. Næste skridt er at gennemgå dine seneste mails og oversætte vage formuleringer til navngivne roller og konkrete opgaver.
Skriv kort og konkret
Korte sætninger vinder tid og reducerer fejl. Lad handling og deadline bære budskabet, og frasortér høflige gentagelser og fyldord.
- Brug bydeform: godkend, aflever, opdater.
- Sæt konkret deadline: dato og klokkeslæt.
- Én opgave per linje; nummerér ved flere.
- Fjern forbehold og tomgangsord.
Næste skridt er at omskrive din næste mail med disse fire principper, så den kan bruges uden spørgsmål frem og tilbage.
Afslut med næste skridt
Slut af med en mini‑tjekliste: hvem gør hvad, i hvilket format, og hvornår følger I op. Angiv også hvad der sker, hvis tidsplanen skrider, så der er en plan B uden ny mødeinvitation. Hold emnelinjen informativ med nøgleord om beslutning og deadline, og cc kun dem, der skal handle eller informeres. Næste skridt er at gemme din struktur som skabelon, så hele teamet kan bruge den og opnå ensartede, eksekverbare mailaftaler.
