Flere beslutninger træffes i indbakken. Når en mail også er aftalen, skal den kunne læses, forstås og bruges på få minutter. Med en enkel ramme kan du gøre mails til beslutning, opgavebeskrivelse og dokumentation i ét.
Hvorfor korthed skaber handling
Når modtageren åbner din mail, skal svaret være oplagt. Korthed fjerner støj: ét budskab pr. afsnit, korte sætninger og ingen fyld. Det gør det lettere at se, hvad der er besluttet, og hvad der skal gøres. Brug en præcis emnelinje, navngiv opgaven konkret, og skriv hvem der gør hvad hvornår. Undgå vage vendinger som “vi kigger på det” – byt dem ud med målbare handlinger. Jo mindre der skal fortolkes, desto hurtigere kommer arbejdet i gang. Start med formålet, og gør første afsnit til den samlede beslutning.
Struktur der samler det væsentlige
En enkel struktur gør mailen genbrugelig. Start med en tydelig beslutning, fortsæt med de vigtigste punkter og afslut med praktiske detaljer. Brug faste overskrifter i teksten, fx Beslutning, Opgave, Deadline, Ansvarlig, Bilag, så læseren kan skimme og handle. Placér kun ét emne pr. mail, og flyt alt uden for scope til en separat tråd. Skriv datoer i fuld format og mål i tal, så intet skal gættes. Slut af med, hvordan du følger op, så alle ved, hvad næste skridt er.
Har du brug for en trinvis ramme, er denne ramme for beslutningsklare mails et godt sted at starte.
Formulér klart i praksis
Klart sprog gør aftalen efterprøvelig og reducerer behovet for opfølgende spørgsmål.
- Skriv aktive sætninger med ansvarlig først
- Byt brede ord ud med tal og konkrete mål
- Brug faste ord for tidspunkter og frister
- Fjern forbehold og udfyld manglende beslutninger
Vurder hver sætning: kan den misforstås, eller kan den udføres som den står.
Tempo og opfølgning uden friktion
Få tempo ved at placere den næste handling hos én navngiven person og vedlægge alt nødvendigt. Skriv præcist, hvordan og hvornår I tjekker status: “Status i tråden fredag kl. 10” er bedre end “lad os holde hinanden orienteret”. Brug samme struktur ved opfølgning, så historikken kan læses kronologisk. Sørg for at emnelinjen afspejler beslutningen, så mailen kan findes igen. Afslut med én klar deadline og et kort bekræftelseskald.
Når det skal være ekstra kort og brugbart, kan denne metode til korte mailaftaler hjælpe dig med at skære ind til kernen.
