Flere beslutninger bliver i dag truffet direkte i indbakken. Når mailen også er aftalen, skal den kunne læses, forstås og bruges uden ekstra møder eller lange tråde.
Start med formål og roller
Skriv først hvorfor aftalen findes: hvad skal løses, for hvem, og hvad betyder det for modtageren. Nævn dernæst rollerne: ansvarlig, bidragydere og godkender. Brug konkrete ord og korte sætninger. Så undgår du tvivl om ejerskab og tempo, og modtageren kan hurtigere svare ja eller foreslå ændringer.
Hvis du vil have en enkel ramme, kan du hente en ramme for klare mailaftaler og bruge den som fast start.
Gør næste skridt utvetydigt
Et aftalepunkt er først brugbart, når næste skridt er tydeligt. Det gør forskellen mellem en god intention og reel fremdrift. Skriv derfor præcist, hvad der skal ske, og hvilke kriterier der viser, at opgaven er løst.
- Hvem gør hvad
- Deadline som dato og klokkeslæt
- Hvad betyder færdig
- Afhængigheder og risici
Når disse elementer står samlet, kan opgaven eksekveres uden opfølgende spørgsmål.
Hold sprog og struktur skarpt
Brug emnelinjen som mini-brief: emne, mål og deadline. Inddel brødteksten i korte afsnit med labels som formål, opgaver og tidsplan. Skriv i aktiv form, undgå indforståede forkortelser, og byt lange ledsætninger ud med to korte sætninger. Fjern alt, der ikke hjælper modtageren med at handle, og afslut med en tydelig opsummering, hvis beslutningen rummer flere leverancer.
Får du ofte mange opfølgende spørgsmål, kan en struktur til aftaler i indbakken gøre din næste mail kortere og tydeligere.
