Flere beslutninger flytter i dag ind i indbakken. Når en mail også skal være aftalen, skal den kunne læses, forstås og bruges uden ekstra spørgsmål. Med en enkel struktur og et skarpt sprog kan du gøre beskeder kortere, tydeligere og nemmere at eksekvere ved første læsning.
Start med formål og kontekst
Begynd med en sætning, der siger præcis, hvad modtageren skal beslutte eller udføre, og hvorfor det er vigtigt nu. Tilføj kort kontekst: baggrund, omfang og hvad der er uden for scope. Hold det i toppen, før detaljer og bilag. En klar åbning hjælper læseren med at prioritere og reducerer misforståelser. Skriv fx: “Formål: godkendelse af budgetopdatering for Q2; påvirker leveranceplanen.” Slut af med en linje, der peger på, hvad du forventer som næste handling. Start med at formulere formålet øverst, før du skriver resten.
Gør roller, ansvar og tidsfrist tydelige
Skriv “hvem gør hvad hvornår” som separate linjer. Brug navne, ikke funktioner, og gør opgaver målbare. Hvis flere er involveret, adskil beslutningstager, udfører og bidragsyder, så ingen tvivl opstår. Sæt en realistisk deadline og angiv format for svar: “senest torsdag kl. 15, besked i tråden.” Undgå passive formuleringer og antagelser; eksplicit ansvar mindsker behovet for opfølgning og påmindelser. Afslut afsnittet med en tydelig prioritet, hvis du sender til flere. Føj roller og frist til din standard‑skabelon næste gang.
Skriv kort, konkret og i aktiv form
Kort tekst læses hurtigere og bliver brugt rigtigt. Brug aktiv form, konkrete tal og små afsnit.
- Ét punkt pr. beslutning eller opgave.
- Aktiv form: “Anna sender udkast” i stedet for “Udkastet sendes”.
- Brug mål og tal: dato, klokkeslæt, mængder og version.
- Skær fyldord fra, og flyt detaljer til bilag eller link.
Læs mailen højt én gang, og fjern det, der ikke ændrer beslutning eller handling. Afprøv det allerede i dagens næste afsendelse.
Afslut med bekræftelse og næste skridt
Slut med, hvad du forventer som bekræftelse, og hvornår du følger op. Gentag beslutning eller opgave i én linje, så tråden er søgbar, og nævn relevante bilag. Tilbyd et alternativ ved forbehold: “Skriv ‘OK’ eller ‘har brug for 24 timer mere’.” Angiv næste kontaktpunkt: mødeinvitation, opdatering eller endelig godkendelse. En stærk afslutning gør det let at handle uden ekstra dialog. Indfør en fast afslutning i dine mails fra i dag.
