Flere beslutninger bliver i dag truffet i indbakken. Når en mail også er aftalen, skal den være kort, entydig og let at eksekvere. Her er en enkel ramme, du kan kopiere ind i hverdagen.
Afgræns aftalen før du skriver
Beslut formål, parter, leverance og deadline, før du skriver første linje; den gennemprøvede tilgang er samlet i korte klare mailaftaler og reducerer behovet for ekstra forklaringer.
Hold fokus på det, der skal ske nu, og skær alt andet fra: baggrund, historik og uforpligtende formuleringer. Jo smallere scope, desto hurtigere beslutning. Slut af med en tydelig linje om, hvem der gør hvad hvornår.
Skriv med faste overskrifter
En fast struktur gør din mail skimmevenlig og efterprøvbar. Brug korte overskrifter, der svarer på læserens vigtigste spørgsmål.
- Formål – hvorfor det skal ske
- Leverance – hvad der leveres
- Ansvar – hvem gør hvad
- Deadline – hvornår og hvordan der kvitteres
Svar kort under hver overskrift, så mailen kan bruges som tjekliste i opgaven.
Gør sproget målbart og venligt
Erstat vage verber med handling: skriv “send udkast” i stedet for “tage fat i”, og sæt tal på omfang, kvalitet og tidspunkt. Vælg høflige, men tydelige formuleringer; det forebygger defensiv læsning og holder tempoet i samarbejdet.
Vil du have en enkel ramme at genbruge, kan du bygge videre på enkel struktur til mailaftaler og tilpasse den til jeres kontekst.
